Виправлення у трудовій книжці: порядок дій та типові зразки

Помилка в трудовій книжці - це не просто "косметичний недолік". Через одну неточність ПФУ може не зарахувати стаж, зменшити розмір пенсії або взагалі відмовити у призначенні. Але більшість помилок можна виправити, якщо діяти за правилами.

Розберемо, як зробити виправлення в трудовій книжці, хто має право це робити, які є типові помилки та як діяти, якщо неточність виявилася вже після звільнення чи оцифрування книжки.

Як виправити помилку в трудовій книжці

Перш за все важливо зрозуміти дві базові речі:

1. Хто має право виправляти записи:
   
   • Виправляти неправильні або неточні записи у розділі “Відомості про роботу”, “Відомості про нагородження”, “Відомості про заохочення” - може тільки той роботодавець, який цей запис зробив.
   • Якщо підприємство ліквідовано, виправлення робить правонаступник або вищестояща організація.

‍

2. Як саме робиться виправлення:
   
   • У внутрішніх розділах не можна закреслювати записи або користуватися коректором.
   • Для внутрішніх записів використовується спеціальна процедура: робиться новий запис з черговим номером, де пишеться “Запис за № … недійсний”, а далі - правильний текст.
   • На титульному аркуші (ПІБ, дата народження) допускається акуратне закреслення старих даних однією рискою та внесення нових відомостей із посиланням на документ (паспорт, свідоцтво про шлюб тощо).

Окремо діє порядок для електронної трудової книжки: якщо після оцифрування виявили неточність, достатньо повторно подати титульну сторінку та сторінки з виправленими записами через портал ПФУ.

Якщо ви не впевнені  як виправити помилку в трудовій книжці, краще проконсультуватися з юристом.

Типові помилки в трудовій книжці

На практиці найчастіше доводиться вирішувати такі ситуації:

1. Неточності в ПІБ або по батькові
   
   • допускається описка у по батькові - тоді потрібен зразок виправлення по батькові в трудовій книжці із посиланням на паспорт чи свідоцтво про народження;
   • зміна прізвища після шлюбу або розірвання - тут стане в пригоді зразок виправлення прізвища в трудовій книжці.
2. Помилки в даних на титульному аркуші
   
   • день, місяць або рік народження;
   • код документа;
   • відсутня повна дата народження чи  заповнення.

Проблема вирішується виправленням дати народження в трудовій книжці шляхом закреслення старого запису та внесення нового.

3. відомості про прийняття, переведення або звільнення
   
   • неправильна назва посади чи структурного підрозділу;
   • не той номер, дата наказу або відсутнє посилання;
   • помилка у формулюванні причини звільнення;
   • відсутня печатка, підписи відповідальних осіб;
   • пропуск запису про переведення, прийняття за переведенням сумісництво тощо.

На питання “ як виправити невірний запис в трудовій” - відповідь завжди одна: через новий запис за правилами Інструкції № 58, з формулюванням “Запис за № … недійсний…”.

4. Помилки в датах
   
   • неправильно зазначено дату прийняття, переведення або звільнення;
   • порушена нумерація записів.

Для таких ситуацій робиться виправлення в трудовій книжці дати запису: створюється новий запис із правильними датами та поясненням, що попередній номер є недійсним. Нижче -  зразок виправлення дати в трудовій книжці.Графа 1: 7
Графа 2: 15.02.2024
Графа 3: Запис за № 6 недійсний. Правильно: “Звільнений 05.02.2024 за власним бажанням, п. 1 ст. 38 КЗпП України".
Графа 4: Наказ від 05.02.2024 № 12-к

5. Неточності після оцифрування
   
   • не враховано період навчання;
   • не внесено запис про сумісництво до електронної трудової;
   • при скануванні пропущено окремі сторінки.

У цьому випадку використовується окремий порядок виправлення записів у електронній трудовій книжці через портал ПФУ.

Виправлення помилок у трудовій книжці після звільнення

Особливо незручно, коли помилка виявляється вже тоді, коли працівник звільнився, а трудова книжка пройшла кількох роботодавців або вже оцифрована.

Що робити, якщо потрібне виправлення в трудовій книжці після звільнення:

1. Визначити, хто зробив помилковий запис
   
   • подивіться, який роботодавець вказаний у заголовку перед відповідним записом;
   • перевірте, чи існує підприємство або правонаступник.
2. Звернутися до роботодавця
   
   • написати заяву з проханням виправити помилку;
   • додати копії документів, що підтверджують правильні відомості (паспорт, накази, архівні довідки тощо).
3. Якщо підприємство ліквідоване
   
   • звернутися до правонаступника;
   • якщо правонаступника немає - до відповідного державного архіву, де зберігаються особові справи та накази;
   • у разі відсутності документів - до суду із заявою про встановлення факту роботи та/або періоду стажу.
4. Електронна трудова після звільнення
   
   • навіть якщо паперова книжка у вас на руках, а записи вже є в електронній формі, виникає резонне питання про те як виправити запис в трудовій книжці в електронному вигляді?
     Це можна зробити через особистий кабінет на порталі ПФУ. Треба подати звернення, прикріпити проскановані сторінки з правильним записом та, за потреби, уточнювальну довідку.

Як виправити помилку в трудовій книжці: покрокова інструкція

Юристы «Мережи Права» дают універсальний алгоритм того як зробити виправлення в трудовій книжці. Він підходить як працівникам, так і роботодавцям.

1. Визначаємо, де саме є помилки 

• титульний аркуш (ПІБ, дата народження);
• розділ “відомості про роботу” (посада, дата, наказ, причина звільнення);
• інші розділи (нагороди, заохочення);
• записи, які вже перенесені в електронну трудову.

2. Готуємо підтверджуючі документи

Щоб виправлення було законним, потрібна підстава:

• паспорт або ID-картка;
• свідоцтво про шлюб/розірвання (для зміни прізвища);
• свідоцтво про народження (якщо виправляється по батькові або дата народження);
• копії наказів про прийняття, переведення, звільнення;
• архівні довідки.

‍

3. Виправлення на титульному аркуші

Якщо помилка стосується ПІБ або дати народження, можна зробити так:

• старий запис закреслюється однією горизонтальною лінією так, щоб його можна було прочитати.
• поруч вноситься правильний запис (нове прізвище, уточнене по батькові, правильна дата народження).
• на внутрішньому боці обкладинки робиться примітка: на підставі якого документа внесені зміни (назва, номер, дата видачі, ким виданий).
• запис завіряється підписом керівника або уповноваженої особи та печаткою (якщо підприємство її використовує).

4. Виправлення у розділі “Відомості про роботу”

Якщо помилка в трудовій книжці стосується посади, дати чи наказу, діємо так:

1. У графі 1 ставимо наступний за порядком номер.
2. У графі 2 - дату внесення виправлення.
3. У графі 3 пишемо фразу: “Запис за № __ недійсний. Прийнятий на посаду __” або “Запис за № __ недійсний. Переведення на посаду __”.
4. У графі 4 вказуємо дату й номер наказу, на підставі якого робиться виправлення (або початкового, і нового уточнювального наказу).

5. Виправлення в електронній трудовій

Якщо помилка вже увійшла в електронний реєстр:

1. Заходимо до особистого кабінету на веб порталі ПФУ.
2. Обираємо сервіс щодо відомостей про трудову діяльність.
3. Створюємо нове звернення, описуємо, який запис є неправильним.
4. Додаємо відскановані сторінки трудової книжки з правильними записами та, за потреби, уточнювальну довідку роботодавця.
5. Відстежуємо статус звернення в розділі “Мої звернення”.

Так одночасно можна розв'язувати питання про те як виправити запис в трудовій книжці і в паперовому, і в електронному вигляді.

Якщо ви вважаєте, що через неточності у трудовий книжці неправильно визначили стаж або суму виплат, зверніться до наших юристів щодо послуги перерахунка та призначення пенсії у зв’язку з виправленнями або неточностями в трудовій книжці. На консультації ми підкажемо, які саме записи варто виправити, які документи зібрати та як діяти далі.

Щоб отримати детальну консультацію, просто заповніть форму зв’язку - ми зв’яжемося з вами та допоможемо розібратися з вашою ситуацією.

‍