Як підтвердити трудовий стаж, якщо немає трудової книжки?

Трудова книжка — головний документ, що підтверджує досвід роботи, необхідний для призначення пенсії. Проте під час війни, зміни місця роботи чи ліквідації підприємств трапляються випадки, коли книжка втрачена або зіпсована. У такій ситуації головне — знати, як підтвердити трудовий стаж, якщо немає трудової книжки. Закон дозволяє це зробити за допомогою довідок, архівних документів чи рішення суду.

Порядок підтвердження трудового стажу без трудової книжки

Порядок підтвердження трудового стажу визначено постановою Кабінету Міністрів №637. Якщо оригіналу книжки немає, потрібно зібрати документи, що підтверджують періоди роботи, або звернутися до архівів.

Основні етапи:

• Звернутися до роботодавця (якщо підприємство існує) із заявою про відновлення даних.
• Якщо роботодавець ліквідований — зробити запит до архіву про підтвердження трудового стажу.
• У разі відсутності архівних відомостей — подати заяву до суду для підтвердження трудового стажу в судовому порядку.

Зібрані документи подаються до Пенсійного фонду разом із заявою про зарахування періодів роботи до страхового стажу.

Якщо є письмові докази трудової діяльності

Коли трудова книжка втрачена або містить неточності, стаж можна підтвердити іншими письмовими доказами. Пенсійний фонд приймає такі документи:

• довідки підприємства або його правонаступника;
• виписки з наказів про прийняття, переведення, звільнення;
• копії особових рахунків, табелів, платіжних відомостей;
• посвідчення, характеристики, трудові угоди з відмітками про виконання;
• членські квитки профспілок із позначками про сплату внесків.

З цими документами потрібно звертатися до архівних установ або до роботодавця, якщо підприємство діє.

Якщо письмових доказів немає, але є свідки

Підтвердження трудового стажу може здійснюватися й на підставі показань двох і більше свідків, які працювали разом із заявником. Показання свідків приймаються лише тоді, коли отримати документальне підтвердження неможливо через об’єктивні причини.Це можливо, коли документи знищені через воєнні дії, стихійні лиха або ліквідацію підприємства. Свідки подають до Пенсійного фонду свої паспорти, ідентифікаційні коди й трудові книжки. На підставі їхніх показань уповноважена особа може зарахувати період роботи.

Якщо підприємство було на непідконтрольній території

Якщо архіви залишилися на територіях, де велися бойові дії чи підприємство знищене, трудовий стаж підтверджується свідченнями колег. Також можна отримати дані про сплату внесків після 1 липня 2000 року через Пенсійний фонд або портал «Дія», де зберігаються електронні відомості про страховий стаж.

Якщо людина вела селянське господарство або була ФОП

Періоди роботи зараховуються на підставі документів про сплату страхових внесків: платіжних доручень, квитанцій, поштових переказів або витягів із бази Пенсійного фонду. 

Періоди підприємницької діяльності до 01.01.2004 р. зараховуються за документами про сплату внесків до Пенсійного фонду або довідками податкових органів

Для підприємців, які працювали на спрощеній системі, доказами можуть бути свідоцтва про сплату єдиного податку, спеціальні патенти чи платіжні документи банку. 

Які документи можуть підтвердити трудовий стаж

Перелік документів, що підтверджують стаж, визначено постановою Кабінету Міністрів України № 637. Детально він наведений у розділі вище. Важливо, щоб довідка або архівний документ містили:

• повну назву організації, посаду та період роботи;
• номер і дату видачі;
• підпис керівника або архівіста та печатку установи.

Так оформлена довідка про підтвердження трудового стажу має юридичну силу для Пенсійного фонду України. За потреби працівник може запросити зразок довідки про підтвердження наявного трудового стажу, щоб правильно підготувати документи для подання до архіву або Пенсійного фонду.

Як відновити втрачену трудову книжку під час війни

Під час воєнного стану процедуру спрощено. Якщо працівник повідомляє про втрату трудової книжки, роботодавець може видати дублікат на підставі:

• письмової заяви працівника;
• копій наказів про прийняття та звільнення;
• даних із електронного обліку або архівів.

Якщо підприємство знищене або евакуйоване, трудовий стаж можна відновити через архіви або суд. У таких випадках роботодавець зобов’язаний внести відомості до електронного реєстру.

Порада юриста: не зволікайте з оформленням дубліката, адже саме від нього залежить правильність майбутнього розрахунку пенсії. У разі виявлення неточностей чи пропусків у записах допоможе перерахунок та призначення пенсії у зв’язку з виправленнями або неточностями в трудовій книжці.

Запит до архіву про підтвердження трудового стажу: процедура

Якщо роботодавець не може надати документи, потрібно зробити запит до архіву про підтвердження трудового стажу. Заява подається письмово або онлайн — до державного архіву області, міста чи підприємства-правонаступника.

До запиту додаються:

• копія паспорта;
• ідентифікаційний код;
• документи, що підтверджують роботу (якщо залишилися);
• довіреність (якщо звертається представник).

Архівом видається довідка про підтвердження трудового стажу з інформацією про посаду, період роботи та підписом керівника архіву. Довідка має юридичну силу для зарахування стажу до пенсійного обліку.

Підтвердження трудового стажу в судовому порядку

Якщо ж документи не збереглися навіть в архівах, єдиний шлях — підтвердження трудового стажу в судовому порядку. Заява подається до місцевого суду в порядку окремого провадження за місцем проживання заявника (ст. 315 ЦПК України). До позову додаються будь-які докази: копії довідок, трудові угоди, показання свідків.

Суд встановлює факт роботи на підприємстві, після чого рішення передається до Пенсійного фонду. На його підставі стаж зараховується офіційно.

У судовій практиці особливо ціняться свідчення двох і більше осіб, які працювали разом із заявником, а також документи про виплату заробітної плати.

Якщо ви не знаєте, що робити, якщо загубили трудову книжку або не маєте підтверджень з архіву - зверніться до юристів компанії «Мережа Права». Ми допоможемо відновити документи, отримати довідку та оформити пенсію навіть без трудової книжки.

‍